Efikasnost, te u vezi sa time i planiranje vremena i budžeta, je imperativ u okviru svakog poslovanja, a naročito kada su u pitanju male kompanije, pred kojima je mnogo prostora za dalji rast i razvoj.
U ovom smislu, sastanci su od velikog značaja, budući da je njihova svrha upravo unapređivanje rada, ostvarivanje saradnji, evaluacija postignuća i planiranje daljih poslovnih koraka. Kako je produktivnost na sastancima iz navedenih razloga izuzetno važna, u tekstu koji slijedi možete pročitati više o načinima na koje ih možete poboljšati i naposljetku time ostvariti vidno bolje rezultate.
Adekvatan prostor: Opremanje sale za sastanke
U zavisnosti od toga kako je organizovan prostor kojim vaša kompanija raspolaže, sastanci će se odvijati u sali koja je nameski opremljena za njih ili ćete po potrebi adaptirati kancelariju u ovu svrhu. Ukoliko je moguće izdvojiti zaseban prostor koji je namenjen isključivo sastancima, idealno je da taj prostor bude relativno izolovan od ostalih prostorija.
Na ovaj način ćete postići da diskusije i prezentacije ne predstavljaju distrakciju onima koji se za to vrijeme bave drugim radnim zadacima u okviru iste kompanije i obrnuto. U slučaju da to nije moguće, prostor koji će biti spram potrebe prilagođen ovakvoj namjeni bi takođe trebalo da podrazumjeva i podržava određenu opremu koja ide u prilog efikasnosti u ovom domenu.
Govorimo prije svega o opremi koja će služiti za prezentovanje ideja, planova i uopšte vizualizaciju izrečenog. Uglavnom je u ovom smislu najnužnija oprema za projektovanje i bijela tabla za crtanje, te imajte na umu da su ove stavke od ključnog značaja. Ne biste li dodatno doprinjeli produktivnosti sastanaka, računari i prikladna računarska periferija, kao i potrošni materijal poput papira i olovaka, su od velike koristi, prije svega za eventualne bilješke i praćenje diskusija i prezentacija.
Tok sastanka: Pratite planirani dnevni red
Tok sastanka je izuzetno važno unaprijed isplanirati, budući da je svaka diskusija koja podrazumjeva više od dva učesnika lako podložna digresijama. Ne biste li izbjegli udaljavanje od teme i naposljetku rizikovali da sastanak ne rezultira zaključcima do kojih želite da dođete, potrudite se da u predviđenom roku otvorite sve tačke dnevnog reda.
Ukoliko se u toku sastanka otvore pojedina pitanja koja nisu relevantna za datu temu, ali jesu u vezi sa poboljšanjem poslovanja, vratite prisutne na tekuće pitanje, a ovim povodom organizujte zaseban individualni ili grupni razgovor. Nakon što ste prešli sve planirane korake, načinite sažetak i sumirane konstatacije proslijedite naknadno onima koji su prisustvovali.
Dnevni red je dobro prezentovati na samom početku sastanka, kao uvod, ne bi li prisutni imali uvid u njegov tok i znali na koje teme mogu očekivati diskusiju, odnosno koje informacije će sa njima biti podeljene.
Trajanje sastanka: Vrijeme je novac
Vrlo je bitno da budete koncizni i da imate za cilj da izlaganje učinite informativnim ali sažetim. Ovo je usko u vezi sa planiranjem dnevnog reda, ali istovremeno je dobro dodatno naglasiti da, prolazeći kroz planirane tačke izlaganja, izbjegnete nepotrebna ponavljanja i vodite računa o uštedi vremena.
To ne znači da je brzina imperativ u ovom pogledu, te da je potrebno štedeti vrijeme nauštrb kvaliteta sadržaja koji dijelite i zaključaka do kojih želite da dođete, nego da valja imati u vidu da je cilj sastanka boljitak kompanije, te i da nepotrebno trošenje vremena i zaustavljanje tekućih radnih procesa na duži period od neophodnog znači finansijski gubitak.
Atmosfera sastanka: Pozitivna motivacija kao ključ
Ne bi li sastanci bili produktivni, ključ je pozitivna atmosfera. Okupljanja koja imaju za cilj poboljšanje radnih procesa, evaluaciju postignuća i rada kolektiva te rješavanje eventualnih problema u radu kompanije i zaposlenih bi trebalo da budu održana u duhu pozitivne motivacije.
U slučaju da postoje određene zamjerke u vezi sa radom pojedinaca, ovu temu nemojte otvarati na kolektivnom sastanku, već tim povodom zakažite individualni razgovor. Čak i ukoliko postoji valjan razlog da se uputi kritika na rad kolektiva od strane nadređenih, motivisanje negativnim podsticajima, odnosno fokusiranje na kritiku ne može dovesti do dobrih rezultata.
Probleme koji postoje je dobro naglasiti i obrazložiti eventualno nezadovoljstvo, ali u znaku vjerovanja u kolektivni uspjeh i blagovremenu adekvatnu reakciju onih koji su za problem odgovorni. Ukoliko tema sastanka nisu tekući problemi i evaluacija rada dovodi do zaključka da tim ide u dobrom smeru i daje željene rezultate, nemojte izostaviti da to konstatujete.
Pohvala je uvijek efikasan podsticaj za dalji napredak i održavanje entuzijazma. Sastanci sa spoljnim saradnicima, odnosno oni koji imaju za cilj uspostavljanje saradnje, će takođe biti daleko uspješniji ukoliko uložite trud u obrazovanje pozitivne atmosfere. Iako je izvesna doza formalnosti u ovakvim prilikama poželjna, pokušajte da joj pridružite prijateljski i vedar pristup.
Poslovni sastanci su sastavni dio rada svakog uspješnog kolektiva, bez obzira na broj ljudi koji mu pripadaju. Potrudite se da održite ovakvu poslovnu kulturu u okviru vaše kompanije i zasigurno ćete kao rezultat dobiti složan tim koji stremi ka uspjehu kao zajedničkom cilju.
Pratite ”Micro mrežu”:
