Agencija: UNDP zapošljava ljude na mjesto izvršnog saradnika. Oglas za posao traje do 09.03.2019. godine, a potpisuje se ugovor u trajanju od jedne godine sa mogućnošću produžetka. Obrazovanje i radno iskustvo: C-HS dipl. – 6 godina (i) iskustvo, stupanj prvostupnika – 3 godine (a) iskustvo.
Položaj se nalazi u Uredu rezidentne koordinacije Ujedinjenih naroda (RCO) u Bosni i Hercegovini (BiH) i izvještava rezidentnog koordinatora UN-a (RC). RCO podupire RH u koordinaciji UN-ovog tima zemlje (UNCT), s naglaskom na unaprjeđenju održivog razvoja i provedbi Agende 2030. i ciljeva održivog razvoja (SDGs). UNCT je glavni međuagencijski mehanizam UN-a u zemlji za koordinaciju i donošenje odluka među agencijama. Njime upravlja RH i čine ga predstavnici tijela UN-a koji obavljaju operativne aktivnosti za razvoj u dotičnoj zemlji.
Pod vodstvom i izravnim nadzorom rezidentnog koordinatora UN-a, izvršni suradnik u RH pruža logističku i administrativnu potporu RH, osigurava učinkovito i djelotvorno funkcioniranje Ureda za koordinaciju RH (RCO), potpunu povjerljivost u svim aspektima ustupanje, održavanje protokolarnih postupaka, te podrška upravljanju RCO financijama, logistici i protoku informacija. Izvršni suradnik u RC-u blisko surađuje s voditeljem RCO tima, osobljem RCO-a, UN Country Team-om (UNCT) i nacionalnim vlastima kako bi se osigurao učinkovit protok informacija, uputa i dnevnih redova.
Dužnosti i odgovornosti
Osigurava učinkovitu administrativnu i logističku potporu RH
- Održavanje kalendara RC-a, raspored sastanaka i sastanaka;
- Djelovanje kao tumač u RH i / ili vođenje zapisnika o sastancima RC-a kada je to potrebno;
- Upravljanje misijama i rasporedom predstavništva RH;
- Primajte i pregledajte telefonske pozive u RC i preusmjerite ih kada je to prikladno;
- Održavanje protokolarnih postupaka;
- Sastavljanje popratne dokumentacije za imenovanja, sastanke, misije RH;
- Priprema korespondencije, smjernica, komentara u ime RC-a za njegov / njezin potpis i praćenje prema potrebi.
Osigurava učinkovito i djelotvorno funkcioniranje RCO-a s naglaskom na postizanje sljedećih rezultata:
- Podrška upravljanju proračunom i financijama RCO-a;
- Upravljanje vozačem RCO-a, uključujući koordinaciju njegovog / njenog rasporeda;
- Priprema zapisnika s redovitih i ad-hoc sastanaka UNCT-a za odobrenje RC-a;
- Upravljanje prevoditeljskim potrebama i uslugama za RCO;
- Pratiti i upravljati uredskim materijalima za RCO;
- Korištenje automatiziranih sustava za uredsko upravljanje za učinkovito funkcioniranje RCO-a.
Osigurava pružanje učinkovite komunikacijske podrške RCO-u s naglaskom na postizanje sljedećih rezultata:
- Održavanje popisa kontakata i pojedinosti partnera na visokoj razini;
- Vođenje registra, arhive i sustava arhiviranja službenih podataka RCO-a i osiguranje čuvanja povjerljivih materijala;
- Olakšavanje razmjene informacija između UNCT-a i RCO-a;
- Preporučuje prijedloge za poboljšanje interne komunikacije i radnih postupaka unutar RCO-a;
- Osigurati djelotvorne odnose s unutarnjim i vanjskim klijentima, osobito Izvršnim suradnicima u diplomatskom zboru kako bi se pomoglo tijeku komunikacija i umrežavanju;
- Podrška organizaciji ključnih događaja UN-a, kao što je Dan UN-a.
Osigurava olakšavanje izgradnje znanja i upravljanja s naglaskom na postizanje sljedećih rezultata:
- Dobri doprinosi mrežama znanja i zajednicama prakse;
- Organiziranje obuka za osoblje UN-a o pitanjima koordinacije, administracije i protokola, prema potrebi.
kompetencije
Izgradnja strateških partnerstava / održavanje informacija i baza podataka
- Analizira opće informacije i odabire materijale za potporu inicijativama za izgradnju partnerstva.
Promicanje organizacijskog učenja i dijeljenja znanja / Osnovna istraživanja i analize
Istražuje najbolje prakse i postavlja nove, učinkovitije načine za obavljanje poslova;
- Dokumentira inovativne strategije i nove pristupe.
Znanje o poslu / Tehnička stručnost / Temeljno poznavanje procesa, metoda i postupaka
- Razumije glavne procese i metode rada u odnosu na radno mjesto;
- Posjeduje osnovno znanje o organizacijskim politikama i procedurama koje se odnose na radno mjesto i dosljedno ih primjenjuje u radnim zadacima;
- Nastoji zadržati znanje o poslu ažurnim kroz samostalno učenje i druga sredstva učenja;
- Pokazuje dobro poznavanje informacijske tehnologije i primjenjuje ga u radnim zadacima.
Promicanje organizacijske promjene i razvoja / Predstavljanje informacija o najboljim praksama u organizacijskim promjenama
- Dokumentira „najbolje prakse“ u organizacijskim promjenama i razvoju unutar i izvan sustava UN-a;
- Pokazuje sposobnost identificiranja problema i predlaganja rješenja.
Dizajn i implementacija sustava upravljanja / Prikupljanje podataka i implementacija sustava upravljanja
- Koristi informacije / baze podataka / druge sustave upravljanja;
- Pruža ulazne podatke za razvoj jednostavnih komponenti sustava.
Orijentacija klijenta / Održava učinkovite odnose s klijentima
- Izvješća unutarnjim i vanjskim klijentima na pravodoban i prikladan način;
- Organizira i određuje raspored rada kako bi zadovoljio potrebe i rokove klijenata;
- Uspostavlja, izgrađuje i održava učinkovite odnose unutar radne jedinice i s unutarnjim i vanjskim klijentima;
- Odgovara na potrebe klijenta brzo.
Promicanje odgovornosti i upravljanja na temelju rezultata / Prikupljanje i širenje informacija
- Prikuplja i distribuira informacije o najboljim praksama u sustavima upravljanja odgovornostima i rezultatima;
- Priprema pravovremene podatke za izvješća;
- Održava baze podataka.
Ključne kompetencije:
- Demonstriranje / očuvanje etike i integriteta;
- Pokazati korporativno znanje i razumnu prosudbu;
- Samorazvoj, poduzimanje inicijativa;
- Djelujući kao timski igrač i olakšavajući timski rad;
- Olakšavanje i poticanje otvorene komunikacije u timu, učinkovito komuniciranje;
- Stvaranje sinergija kroz samokontrolu;
- Upravljanje sukobima;
- Učenje i razmjena znanja i poticanje učenja drugih. Promicanje učenja i upravljanja znanjem / dijeljenjem znanja je odgovornost svakog člana osoblja.
- Informirano i transparentno donošenje odluka.
Potrebne vještine i iskustvo
Obrazovanje:
- Sveučilišna diploma;
- Srednjoškolsko obrazovanje s dodatnim radnim iskustvom u trajanju od tri godine može se prihvatiti umjesto sveučilišne diplome.
Iskustvo:
- Tri godine progresivno odgovornog tajničkog, administrativnog, programskog iskustva na nacionalnoj ili međunarodnoj razini sa sveučilišnom diplomom; ili
- Šest godina relevantnog radnog iskustva u srednjem obrazovanju;
- Iskustvo u korištenju računalnih i uredskih programskih paketa (MS Word, Excel, itd.), Iskustvo u upravljanju web-baziranim sustavima upravljanja.
Zahtjevi jezika:
- Dobro poznavanje UN-a i nacionalnog jezika mjesta službe.
odricanje
Važne informacije o kandidatu
Sva radna mjesta u GS kategorijama podliježu lokalnom zapošljavanju.
Informacije o podnositeljima zahtjeva o popisima UNDP-a
Napomena: UNDP zadržava pravo da odabere jednog ili više kandidata iz ovog natječaja. Također možemo zadržati prijave i razmotriti kandidate koji se prijavljuju na ovo radno mjesto za druga slična radna mjesta u UNDP-u na istoj razini razreda i sa sličnim opisom radnog mjesta, iskustvom i zahtjevima obrazovanja.
Raznolikost radne snage
UNDP se zalaže za postizanje raznolikosti unutar svoje radne snage i potiče sve kvalificirane kandidate, bez obzira na spol, nacionalnost, invaliditet, seksualnu orijentaciju, kulturu, vjerske i etničke pripadnosti. Sve aplikacije će se tretirati u strogom povjerenju.
Upozorenje o prijevari
Ujedinjeni narodi ne naplaćuju nikakvu prijavu, obradu, obuku, intervjuiranje, testiranje ili drugu naknadu u vezi s prijavom ili procesom zapošljavanja. Ako primite poziv za plaćanje naknade, zanemarite je. Nadalje, imajte na umu da se simboli, logotipi, imena i adrese lako kopiraju i reproduciraju. Stoga vam savjetujemo da se posebno oprezno prijavite prilikom slanja osobnih podataka na web.
